Motivation er ikke en engangsforestilling
Mange foreninger begår den fejl at tro, at det er nok at få en person til at skrive sig op på Frivilligjob.dk. De får deres første opgave løst, og så antager de, at motivationen kører automatisk. Det gør den sjældent. Motivation er en biologisk proces, der kræver konstant tilførsel af de rette stimuli. Hvis en frivillig føler, at deres indsats betyder lige så lidt for organisationen som en kop kaffe i en pause, så smutter de. De forsvinder ikke nødvendigvis i protest; de forsvinder, fordi de ikke længere kan se værdien i deres tidsforbrug.
For at forstå det skal vi se på, hvad der driver os. Vi mennesker har et grundlæggende behov for at føle kompetence, selvbestemmelse og tilhørsforhold. Når en frivillig i Røde Kors eller en lokal spejdergruppe får lov til at træffe beslutninger og ser de direkte konsekvenser af deres arbejde, aktiveres de psykologiske mekanismer, der skaber vedholdenhed. Det handler om at gå fra at være en "hænder på arbejde" til at være en del af en meningsfuld sammenhæng.
Giv dem ejerskab over opgaverne
Hvis du uddelegerer opgaver som en diktator, får du folk, der kun gør det absolut nødvendige. Hvis du derimod giver dem ejerskab, får du folk, der tager ansvar. Det betyder ikke, at man skal lade alle løbe løbsk uden retning. Det betyder, at man skal rammesætte opgaven, så den frivillige har frihed til at vælge metoden. Hvis en person skal stå for sociale medier for en NGO, så lad vedkommende eksperimentere med det visuelle udtryk i stedet for blot at følge en stram manual.
Når folk føler, at de har en finger med i spillet, stiger deres investering i projektet. Det er en simpel årsag-virkning-mekanisme. Jo mere man har investeret i en idé eller en proces, desto sværere er det at give slip på den. Dette kaldes ofte for "sunk cost" i økonomiske termer, men i frivillighedens verden fungerer det positivt: Den følelsesmæssige investering skaber loyalitet.
Feedback skal være konkret og hyppig
"Godt gået" er en venlig sætning, men den er ofte værdiløs. Den er for abstrakt til at kunne bruges som brændstof til næste opgave. Hvis en frivillig har hjernetænkt en ny logistikplan for en maduddeling, så skal feedbacken være specifik: "Din plan for udbringningen har sparet os for 20 minutters ventetid per stop." Det er konkret. Det viser, at lederen har set det specifikke arbejde, personen har lagt i opgaven.
Manglen på feedback er en af de hurtigste veje til attrition, altså medarbejderomsætning eller i dette tilfælde frivilligomsætning. Folk har brug for at vide, om de rammer plet, eller om de er på vej i helt forkert retning. En hurtig besked eller en lille rettelse undervejs er langt bedre end en stor evaluering en gang om året. Det holder retningen skarp og fjerner den usikkerhed, der ofte fører til, at folk trækker sig, fordi de føler sig usikre på deres kompetencer.
Skab sociale netværk i organisationen
Frivillighed handler i høj grad om fællesskab. Mange søger mod foreninger for at bryde isolation eller for at møde ligesindede. Hvis det eneste, der foregår, er selve opgaveløsningen, går man glip af et enormt potentiale. Centre for Europæisk Frivillighed peger på, at netværk og erfaringsgrupper er afgørende for den langsigtede fastholdelse. Det handler om de uformelle samtaler over kaffen.
Det behøver ikke være komplicerede arrangementer. Det kan være en fast månedlig middag, en uformel kaffepause eller en fælles fejring af en milepæl. Når man føler sig som en del af en social gruppe, bliver det sværere at sige nej til næste opgave, ikke kun på grund af pligten, men fordi man savner de andre mennesker. Den sociale lim er det, der holder organisationen sammen, når de ideologiske overskud er lave.
Udvikling som drivkraft
En af de mest oversete måder at holde på folk er at se dem som mennesker i udvikling. De fleste frivillige har et ønske om at lære noget nyt. Det kan være alt fra projektledelse og kommunikation til praktiske færdigheder som førstehjælp eller madlavning til store grupper. Hvis en frivillig kan se, at deres tid i din organisation gør dem mere kvalificerede til deres professionelle liv, så er de langt mere tilbøjelige til at blive.
Det kræver, at man som organisation tør investere tid og ressourcer i deres læring. Det betyder ikke nødvendigvis dyre kurser. Det kan være mentorordninger, hvor en erfaren frivillig guider en ny, eller workshops internt i foreningen. Ved at koble deres personlige vækst sammen med organisationens mål, skaber man en win-win situation. De får kompetencer, og I får en mere dygtig arbejdsstyrke.
Forventningsafstemning fra dag ét
Det største problem i mange frivillige miljøer er uklare forventninger. Hvis man lover en person en central rolle, men ender med kun at bede dem om at rydde op efter møder, så dør motivationen lynhurtigt. Man skal være ærlig om, hvad arbejdet indebærer. Hvis det er tungt, ensomt eller kræver meget tid, så skal det stå klart i annoncen på platforme som Frivilligjob.dk.
Brug de første uger på at afstemme, hvad den frivillige kan og vil. Find ud af, hvilke interesser de har, og hvordan de bedst passer ind i jeres nuværende behov. Det er bedre at starte med en lille, afgrænset opgave, end at kaste en person direkte ind i et komplekst projekt, som de føler sig udefløjet fra. En succesfuld start er fundamentet for et langvarigt samarbejde.
